Kunnanhallitus
Pöytäkirja 11.09.2023/Pykälä 274

Kunnanhallitus 11.09.2023 § 274  

594/07.01.03/2023 

Valmistelija Asianhallintapäällikkö Jukka Helle

 etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi, puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Kunnanjohtaja Sailas Virpi

 Kunnanhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan tiedonhallinnan (asiakirjahallinto ja arkistotoimi) ohjeen otettavaksi käyttöön kunnan kaikilla palvelualueilla.

Käsittely Asianhallintapäällikkö Jukka Helle oli läsnä kokouksessa tämän pykälän aikana ja esitteli asiaa kokouksessa. Hän poistui kokouksestä tämän pykälän jälkeen klo 16.55.

Käsittelyn aikana jäsen Matti Kaurila jätti seuraavan evästyksen:

Kunnanhallitus evästää, että julkiset kunnan kokouspöytäkirjat, mikäli säilyttäminen on teknisesti mahdollista, tulisi säilyttää kunnan nettisivuilla vähintään kahden valtuustokauden ajan eli 8 vuotta.

Evästysehdotusta kannattivat Timo Haapaniemi, Carl-Johan Kajanti, Kati Kaihlaranta ja Piia Aallonharja.

Puheenjohtajan tiedustellessa evästysehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti ehdotuksen mukaisesti lisättynä seuraavalla evästyksellä:

Julkiset kunnan kokouspöytäkirjat, mikäli säilyttäminen on teknisesti mahdollista, tulisi säilyttää kunnan nettisivuilla vähintään kahden valtuustokauden ajan eli 8 vuotta.

Tiedoksi

Selostus Kunnanhallitus on hyväksynyt asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen 28.9.2015. Tämä ohje ei ole enää ajan tasalla, sillä toimintaympäristö on muuttunut merkittävästi. Keskeisin muutos on lainsäädännön uudistaminen, sillä laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki, 906/2019) on muuttanut huomattavan paljon tiedonhallinnan perusteita, vastuita, toimintatapaa ja terminologiaa. Tämän vuoksi vuoden 2015 toimintaohje on vanhentunut eikä vastaa enää lainsäädännön vaatimuksia ja päivittäisen toiminnan tarpeita.

 Kirkkonummen kunnan tiedonhallinnan (asiakirjahallinnon ja arkistotoimi) toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata tiedonhallintaa asiakirjojen käsittelyn, tiedonohjauksen ja arkistonhoidon osalta Kirkkonummen kunnassa.

 Kirkkonummen kunnan palvelualueilla tulee asiakirjojen käsittelyssä ja arkistoinnissa noudattaa yhtenäisiä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevia määräyksiä.

 Tämä toimintaohje ei ole käytännön päivittäisen toiminnan ohje, vaan tällä ohjeella määritellään tiedonhallinnan vastuut sekä yleiset periaatteet. Tarkentavat ja käytännön toimintaohjeet antaa asianhallintapäällikkö, sillä kunnanhallitus on hallintosäännön perusteella määrännyt 8.11.2021 asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavaksi viranhaltijaksi asianhallintapäälikön.