Toimitilapalvelujen lautakunta
Pöytäkirja 25.01.2023/Pykälä 3

Toimitilapalvelujen lautakunta 25.01.2023 § 3  

1303/02.08.00.01/2022 

Valmistelija hankinta-asiantuntija Jari Mulari, etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi,

 puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Yhdyskuntatekniikan johtaja Kauppinen Anna-Kaisa:n varahenkilö

toimitilajohtaja Ville Könönen
 

 Toimitilapalvelujen lautakunta päättää, että:

1) Kirkkonummen kunta liitetään Hansel Oy:n puitejärjestelyyn Elintarvikkeet ja non-food tuotteet 2023-2027      

2) Kirkkonummen talousyksikköön kuuluvan hankintaryhmän jäsenet valtuutetaan allekirjoittamaan ja toimittamaan Hansel Oy:lle liittymispäätöksen toteutukseen tarvittavat asiakirjat ja tiedot tavalla, joka sitoo kunnan juridisesti puheena olevaan puitejärjestelyyn.

Käsittely Keskustelun aikana puheenjohtaja Noora Piili esitti seuraavan palautusesityksen:

Palautetaan lisätietoja varten. 1. Tarkempi tieto mihin sitoudutaan? Onko esim euromäärärajoja? 2. Mitä keinoja olisi vaikuttaa jatkossa kilpailutuksen sisältöön ja onko niitä? 3. Voiko kunta kilpailuttaa elintarvikkeita myös itse sopimusaikana?

Elina Utriainen kannatti Noora Piilin palautusesitystä.

Puheenjohtaja totesi, että palautusesitystä ei kannatettu yksimielisesti, jolloin asiasta tulee äänestää.

Äänestys

Puheenjohtaja aloitti äänestyksen: ne, jotka kannattavat asian käsittelyn jatkamista, äänestävät Jaa ja ne, jotka kannattavat palautusesitystä, äänestävät Ei.

Puheenjohtaja päätti äänestyksen ja totesi, että äänet jakautuivat seuraavasti: 7 Jaa -ääntä (Kari, Jeremejew, Järvinen, Hedberg, Ekman, Kärkimaa ja Björkqvist) ja 4 Ei- ääntä (Piili, Utriainen, Oksanen ja Honkanen), jolloin asian käsittelyä jatketaan.

Elina Kärkimaan esitti seuraavan evästyksen:
 

 Jatketaan lähtökohtaisesti valmistautumista Hansel Oy:n puitejärjestelyyn liittymiseksi. Tuodaan kuitenkin seuraavaan lautakunnan kokoukseen sopimusehdot ja mahdollisuuksien mukaan Hanselin esittelijä, jotta avoimiin kysymyksiin saadaan vastaukset. 1) Mihin sitoudutaan? 2) Miten sopimuksesta pääsee eroon niin halutessamme?

Miisa Jeremejew ja Jani Ekman kannattivat Elina Kärkimaan evästystä.
Puheenjohtaja totesi, että lautakunta kannatti evästystä yksimielisesti.

Hankinta-asiantuntija Taina Väre ja controller Ari Hasu poistuivat kokouksesta tämän kokousasian käsittelyn jälkeen klo 18.21.

Päätös Toimitilapalvelujen lautakunta päätti päätösesityksen mukaisesti seuraavin evästyksin:
Jatketaan lähtökohtaisesti valmistautumista Hansel Oy:n puitejärjestelyyn liittymiseksi. Tuodaan kuitenkin seuraavaan lautakunnan kokoukseen sopimusehdot ja mahdollisuuksien mukaan Hanselin esittelijä, jotta avoimiin kysymyksiin saadaan vastaukset. 1) Mihin sitoudutaan? 2) Miten sopimuksesta pääsee eroon niin halutessamme?

Tiedoksi

Selostus Hansel Oy:n puitejärjetelyllä Elintarvikkeet ja non-food tuotteet 2023-2027 voi hankkia tukkutoimittajilta elintarvikkeita ja ammattikeittiöön tarkoitettuja käyttötarvikkeita. Näitä ovat esim. maitotuotteet, lihatuotteet, kalatuotteet, valmisruoka, leipomotuotteet, kasvikset, säilykkeet, mehut, pakasteet, kuivatarvikkeet ja kertakäyttö-astiat. Lisätietoa puitejärjestelyn yksityiskohdista on saatavissa osoitteesta www.hansel.fi.

 Hansel Oy:n puitejärjestelyn suunniteltu sopimuskausi puheena olevassa hankinnassa on 1.10.2023 - 31.12.2027 ollen kestoltaan yhteensä 51 kk. Kirkkonummen kunnan arvioitu hankinnan euromääräinen suuruus tuona aikana on 6,9 MEUR. Tästä summasta tällä päätöksellä Hansel Oy:n puistesopimuksella Kirkkonummen kunnan sopimuksen mukaisien tuotteiden arvioitu hankintahinta on 6,2 MEUR. 

 Päätösehdotukseen sisältyy, että puheena olevat hankinnat tehdään kahden puitejärjestelyn sopimuksilla:

-          olemassa olevilla elintarvike ja non-food sopimuksilla, joiden sopimuskaudet päättyvät eri aikoina hankinnan osa-alueittain ja toimittajittain sekä

-          tulevilla Hanel Oy:n puitejärjestelyn Elintarvikkeet ja non-food tuotteet 2023-2027 -sopimuksilla. Näitä sopimuksia siirrytään käyttämään olemassa olevien sopimusten sopimuskausien päättyessä.  

 Vuositasolle jaettuna hankinnat jakautuvat alla olevan taulukon mukaisesti.

 Hansel Oy -rivit kuvaavat sitä summaa, jolla on tarkoitus ostaa kyseessä olevia tuotteita kyseisenä vuonna perustuen Hansel Oy:n tekemiin sopimuksiin.

 Euromääräiset summat ovat tuhansia euroja.

 Päivämäärät ovat sopimusten viimeisiä voimassaolopäiviä. Päivät on kirjattu ISO 8601 -standardin mukaisesti muotoon vvvv-kk-pp.

 2023 -vuoden osalta luvut edustavat vuoden viimeistä neljännestä.

 Päätöshetkellä Kirkkonummen kunta hankkii puheena olevan puitejärjes-telyn sisältämiä tuotteita itse kilpailuttamillaan sopimuksilla. Näiden sopimusten sopimuskauden loputtua kunta on näiden tuotteiden osalta sopimuksettomassa tilassa, ellei asiaa ratkaista hankintalain mukaisella tavalla.

 Mahdolliset tavat/keinot ratkaista elintarvikkeiden ja non-food tuotteiden hankintalain mukainen hankinta nykyisten sopimusten sopimuskauden päättyessä ovat:

-          kilpailuttaa puheena olevat tuotteet kunnan omana hankintana. Kunta ei saisi vastaavia alennuksia kuin liittymällä Hansel Oy:n puitejärjestelyyn. Perusteena tällä näkemykselle on  Hansel Oy:n yhdistämät useiden eri hankintayksiköíden volymit.

-          kilpailuttaa tuotteet yhteishankintana jonkin toisen kunnan kanssa. Tällaista vaihtoehtoa ja sen toteutettavuutta ei nähdä tarpeelliseksi selvittää tarkemmin, koska Hansel Oy:n puitejärjestelyllä on puolellaan etunsa. Näitä ovat isompien volymien tuomat mittakaava- ja siten hintaedut.

-          liittyminen yhteishankintayksikön tekemään puitejärjestelyyn. Näitä vaihtoehtoja on kaksi: Hansel Oy:n ja Sarastia Oy:n tekemät puitejärjestelyt. Näistä vaihtoehdoista Kirkkonummen kunnna Toimitilapalveluihin kuuluvan ruokapalvelun edustajat näkevät Hansel Oy:n valmistelussa olevan puitejärjestelyn soveltuvan paremmin kunnan tarpeisiin. Suurimmat syyt ovat:

• Hansel Oy:n puitejärjestelyn tuotevalikoima on laajempi ja siten soveltuvampi kunnan tarpeisiin
• Sarastia Oy:n hankintasopimusten ollessa voimassa kunnan mahdollisuus liittyä Sarastia Oy:n puitejärjestelyyn on epävarma.  

Toimivalta Tämän päätöksen toimivalta perustuu kunnanvaltuuston 2019-12-02 tekemään päätökseen § 401.

Päätöshistoria