Kunnanhallitus
Pöytäkirja 09.05.2022/Pykälä 153

Kunnanhallitus 09.05.2022 § 153  

389/02.08.00.01/2022  

Valmistelija hankinta-asiantuntija Jari Mulari,  etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi

Taustoitus Kirkkonummen kunta on ollut ja on vielä osin mukana KL Kuntahankinnat Oy:n puitejärjestelyissä, joiden sisältö on jakautunut alaryhmiin:

-          oppikalusteet, päättyi 31.3.2022

-          toimistokalusteet, päättyi 31.3.2022

-          päiväkotikalusteet, päättyy  2.9:2022

-          hoivakalusteet, päättyi 26.2.2021

Kunta hankkii kalusteita jatkossakin, joten päättyneiden ja päättyvien sopimusten jatkoksi tarvitaan jokin hankintalain mukainen ratkaisu mahdollistaaksemme kunnan kalusteiden lainmukaiset hankinnat kalusteiden tarvitsijoita mahdollisimman hyvin palvelevalla tavalla.

Kirkkonummen kunnan kalustehankintojen arvioitu suuruus 2022 - 2025 saakka arvioituna on:

-          sivistys 3.000.000 EUR

-          muut        200.000 EUR

Kirkkonummen kunnan sivistyksen ja vapaa-aikapalvelujen suuri kalusteiden tarve perustuu tulevien vuosien uusien koulujen rakennushankkeisiin ja niiden ensikertaisiin kalustamisiin.

Hankinnan arvioitu arvo ylittää EU-hankintojen kynnysarvon.

Vaihtoehdot Kalustehankintojen hankinnan lainmukaisen järjestämisen vaihtoehdot kommentteineen ovat alla niin, että ensin on vähiten suositeltava vaihtoehto ja viimeisenä parhaaksi arvioitu vaihtoehto:

 Kilpailutus kunnan oman hankintatiimin työnä:

-          tämä vaatisi ison työmäärän, jonka tekemiseen tarvittavaa henkilöstöresurssia on mielekkäämpi käyttää sellaisiin hankintoihin, joiden tekeminen paikallisesti on perusteltua.

 Kilpailutus vain Kirkkonummen kunnan kalustetarpeista, mutta kilpailutuksen tekisi ulkopuolinen konsultti:

-          tämä olisi tehoton ja kallis ratkaisu verrattuna mahdollisuuteen tehdän hankinnat yhteishankintayksiköiden puitejärjestelyiden kautta.

 Liittyminen Hansel Oy:n yhteishankintoihin:

-          asiallinen vaihtoehto. Oleellinen ero Sarastia Oy:n yhteishankintaan on Hansel Oy:n toteutustapa ns. dynaamisena hankintamenettelynä. Tämä tarkoittaa isompaa ja hitaampaa hankintatyötä varsinaisten tilausten saamiseksi.

 Liittyminen Sarastia Oy:n yhteishankintaan:

-          valittavaksi ehdotettava vaihtoehto. Vaihtoehdon iso etu on se, että tässä Sarastia Oy:n toteutuksessa on mahdollista tehdä hankinnat puitejärjestelyssä mukana olevilta toimittajilta osin ilman kevennettyä kilpailutusta tai etusijajärjestystä. Tämä menettely on siten kalusteiden tarvitsijoille ketterin.

Tätä päätöstä valmisteltaessa hankintayksikkö tiedusteli sivistyksen ja vapaa-ajan palvelualueen edustajan mielipidettä asiassa, koska ko. palvelualueen kalustehankinnat ovat selvästi suurimmat kuntaorganisaation sisällä.  Palvelualueen mielestä Sarastia Oy:n yhteishankinta olisi eri vaihtoehdoista heidän tarpeisiinsa sopivin.

Ehdotetun vaihtoehdon esittely

Valmistelijan kunnanhallitukselle valittavaksi esittämä vaihtoehto liittyä Sarastia Oy:n puitejärjestelyyn Irtokalusteet 2021 337958 sisältää osa-alueet toimisto- ja julkitilakalusteet, oppilas- ja koulukalusteet sekä varhaiskasvatuksen kalusteet. Kalusteiden lisäksi tämä sisältää palveluita: layout-suunnittelun, sisustussuunnittelun, asennuksen, kierrätyspalvelun jne.

Sarastia Oy on jo saanut kilpailutuksen valmiiksi ja Sarastia Oy:n ja toimittajien väliset sopimukset on allekirjoitettu. Sopimuskausi on 27.12.2021-26.12.2025. Kirkkonummen kunnan osalta sopimukset ovat käytettävissä siitä lähtien, kun kunta jättää sitoutumisilmoituksen Sarastia Oy.lle.

Sarastia Oy:n puitejärjestelyssä toimittajina on kullakin osa-alueella viisi toimittajaa. Toimittajat ovat tunnettuja, suurelta osin aiemmassa KL Kuntahankintojen puitejärjestelyssä mukana olleita / olevia alansa merkittäviä yrityksiä.

Edellisestä seuraa, että Sarastia Oy:n yhteishankintaan Irtokalusteet 2021 liittymällä kunta välttää epävarmuustekijät, jotka liittyvät tulevaisuudessa toteutettavaan kilpailutukseen siitä riippumatta, kuka kilpailutuksen tekee.

Tästä puitejärjstelystä on enemmän tietoa verkkosivulla: https://www.sarastia.fi/hankintapalvelut/yhteishankinnat/?_sektorit=sisustus-ja-kiinteistonhoito

Toimivalta Tämän päätöksen toimivalta perustuu Kirkkonummen kunnanvaltuuston  kokouksessaan 16.12.2019 tekemästä päätöksestä § 127.

Esittelijä Kunnanjohtaja Aarnio Tarmo

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää:                             

1
että Kirkkonummen kunta liittyy Sarastia Oy.n puitejärjestelyyn Irtokalusteet 2021 337958.

2
delegoida valtuuden liittää kunta juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n puitejärjestelyyn Irtokalusteet 2021 337958 kunnan hankintayksikön hankinta-asiantuntijoille sekä näiden esimiehelle kullekin erikseen.

3
tarkastaa päytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Käsittely

Talousjohtaja Esa Lindell esitteli asiaa kokouksessa.

Asian käsittelyä keskeytettiin klo 18.40 lisäselvitysten saamiseksi kunnanhallitukselle, talousjohtaja selvitteli asiaa. Asian käsittely jatkui §:n 154 käsittelyn jälkeen klo 19.24-19.27.

Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti ehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi  valmistelija