Kunnanhallitus
Pöytäkirja 22.06.2026/Pykälä 190

Kunnanhallitus 22.06.2026 § 190  

435/07.03.02/2024 

Valmistelija tietohallintojohtaja Hannu-Pekka Poikonen

 hankinta-asiantuntija Taina Väre

 etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi, puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Kunnanjohtaja Sailas Virpi

 Kunnanhallitus päättää

1
että Kirkkonummen kunta allekirjoittaa Velora Verkkokauppaa koskevan muutossopimuksen

2
korottaa sopimuksen ennakoitua kokonaisarvoa summaan 5.954.000,00 euroa

3
valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan ja allekirjoittamaan vaaditut dokumentit

4
tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa

Käsittely Hallintojohtaja Jaana Suihkonen esitteli asiaa.

Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti päätösehdotuksen mukaisesti.

Selostus Tausta ja tavoitteet

 Kunnanhallitus on päätöksellään 13.05.2024 § 159 (435/2024) liittynyt Tieran verkkokauppayhteishankintaan. Kirkkonummen kunta käyttää Velora Oy:n (aiemmin Tiera Oy) yhteishankintana kilpailuttamaa verkkokaupparatkaisua hankintakanavana erilaisille IT-laitteille, erityisesti kannettaville tietokoneille. Vuoden 2026 aikana kyseisiä tuotteita koskeva markkinatilanne on muuttunut odottamattomalla tavalla.

 Lainaus Hilma-järjestelmässä julkaistusta sopimusmuutosta koskevasta ilmoituksesta (TED EF38, julkaistu 7.4.2026):

 ”Muutetaan 520192 Sopimus OA2 osa-aluetta 2. Sopimusmuutoksella muutetaan puitejärjestelyn hinnoittelua ja hinnan määräytymistä koskevia sopimusehtoja. Muutos ei koske hankinnan kohdetta, puitejärjestelyn rakennetta eikä sopimuksen soveltamisalaa, vaan rajoittuu yksinomaan hinnoitteluun liittyviin ehtoihin poikkeuksellisessa markkinatilanteessa.   Muutokset kohdistetaan vain tuoteryhmiin ja tilaustapoihin, joiden osalta poikkeuksellisten olosuhteiden vaikutukset on tunnistettu. Muutosten soveltaminen on ajallisesti rajattua ja päättyy hankintayksikön päätöksellä, kun poikkeusolosuhteiden katsotaan päättyneen. Sopimusmuutoksella ei muuteta puitejärjestelyn yleistä luonnetta.”

 Lisätietoja sopimusmuutoksesta em. Hilmassa julkaisusta ilmoituksesta:

 ”Sopimusmuutos perustuu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 3 kohtaan. Kyseessä on olosuhteiden muutos, jota huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Markkinatilanteessa on tapahtunut poikkeuksellinen ja nopea muutos, joka on johtanut tuotteiden saatavuushaasteisiin sekä ennakoimattomiin hinnanmuutoksiin toimitusketjuissa. Kyseessä on poikkeuksellinen ja sopijapuolista riippumaton markkinahäiriö, jota eivät hankintayksikkö, valmistajat, alihankintaketjut tai toimittaja ole voineet huolellisella toiminnalla ennakoida tai estää, ja jonka seuraukset heijastuvat laajasti koko toimialaan. Sopimusmuutos on välttämätön hankinnan toteuttamisen ja laitteiden saatavuuden turvaamiseksi. Muutos ei muuta puitejärjestelyn hankintailmoituksessa ilmoitettua enimmäisarvoa eikä puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi kummallekaan sopimuskumppanille.”

 Hintojen ennakoimattoman nousun taustalla on globaali komponenttipula ja osin Iranin alueen konfliktin vaikutukset Aasian ja Euroopan väliseen logistiikkaan. Komponenttipulaa aiheuttaa erityisesti tekoälyyn liittyen suurten datakeskusten rakentaminen.

 Muutos heikentää sopimusehtoja Kirkkonummen kunnan näkökulmasta, koska tukkuhintojen nopean nousun sattuessa laitteiden tilaushetkellä ilmoitetut hinnat voivat nousta toimitukseen mennessä. Mikäli hinnannousu on yli 20 %, tilaaja voi perua tilauksen.

 Mikäli Kirkkonummen kunta ei hyväksy sopimusmuutosta, palvelun tuotesisältöön tulee rajoituksia ja toimittaja ei välttämättä pysty toimittamaan kunnan tarvitsemia tuotteita. ICT-palvelut on ryhtynyt muihin toimiin laitekustannusten hillitsemiseksi mm. tarkastelemalla tilattava laitemalleja ja -kokoonpanoja.

 Hankinnan ennakoitu arvo osa-alueittain laskettuna neljälle vuodelle on alkuperäisessä päätöksessä:

-          Osa-alue 1. Työasemat noin 4.400.000,00 euroa

-          Osa-alue 2. Mobiililaitteet noin 640.000,00 euroa

-          Osa-alue 3. Tulostimet, monitoimilaitteet, tarvikkeet ja tulostuspalvelut noin 20.000,00 euroa

-          Osa-alue 4. Esitystekniikka ja tilaratkaisut noin 40.000,00 euroa

-          Osa-alue 5. Palvelimet, tallennusjärjestelmät, verkkolaitteet ja tarvikkeet noin 40.000,00 euroa

-          Osa-alue 8. Ohjelmistot, lisenssit ja pilvipalvelut noin 300.000,00 euroa

-          Osa-alue 9. Elinkaari- ja asiantuntijapalvelut sekä muut palvelut noin 10.000,00 euroa

 Markkinatilanteesta johtuen on syytä varautua kokonaiskustannusten nousuun. Vuonna 2024 alkaneen sopimuskauden kesto huomioiden arvioidaan, että osa-alueiden 1 ja 2 kustannustaso voi nousta suunnitellusta. Näitä koskeva hinnannousu arvioidaan olevan n. 10 % alkuperäisestä arviosta. Näin ollen sopimuksen uusi, arvioitu kokonaisarvio on 5.954.000,00 euroa. 

 Aikataulu

 Lähtökohtaisesti sopimuksen muutostarve koskee 1.5.2026 jälkeen tehtäviä tilauksia. Käytännössä vuoden 2026 suurimman laitehankinnat on toteutettu jo tätä ennen. Olisi kuitenkin suositeltavaa syksyn toiminnan varmistamiseksi allekirjoittaa sopimusmuutos kesäkuussa.

 Taloudelliset vaikutukset

 IT-laitteiden komponenttipulasta johtuen laitteiden hinnat ovat jo nousseet n. 30 % alle vuodessa. Sopimusmuutos ei sinänsä aiheuta hintojen nousua, mutta lisää jonkin verran epävarmuutta talouden hallintaan. Markkinatilanne on tällä hetkellä erittäin epävarma, eikä tällä hetkellä ole mahdollista arvioida kuinka kauan markkinahäiriö kestää. 

 Toimivalta: Kirkkonummen hallintosääntö 96 § (kunnanhallituksen toimivalta kunnan yhteisessä hankinnassa, jonka ennakoitu arvo ylittää 500 000 euroa). Kunnanhallitus on tehnyt päätöksen yhteishankinnan hyödyntämisestä, ja siten muutossopimusta koskeva päätös tuodaan myös kunnanhallitukselle.

 Liitteet:

 Liite 1 Yleiset toimitusehdot, 1.5.2026