Kunnanhallitus
Pöytäkirja 14.04.2026/Pykälä 98

Kunnanhallitus 14.04.2026 § 98  

244/02.08.00.01/2026 

Valmistelija talousjohtaja Esa Lindell

 hankintapäällikkö Ari Hasu

 kunnan lakimies Hannu Sorvari

 etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi, puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Kunnanjohtaja Sailas Virpi

 Kunnanhallitus päättää

1
toteuttaa selostusosassa tarkoitetun taloushallintopalveluiden hankinnan hankintalaissa tarkoitettuna suorahankintana,

2
hyväksyä suorahankinnan toteuttamiseksi kunnan ja Numera-Palvelut Oy:n välisen sopimuksen siirron Numera-Palvelut Oy:ltä Administer Oyj:lle entisin sopimusehdoin,

3
todeta, että edellä kohdissa 1 ja 2 tarkoitetun suorahankinnan kesto ulottuu siihen asti, kunnes kunta on kilpailuttanut selostusosassa tarkoitetut taloushallinnon palvelut julkisena hankinta

4
valtuuttaa talousjohtajan tekemään kohdissa 1 ja 2 tarkoitettuun sopimukseen liittyvät, tilaajan toimivaltaan kuuluvat toimet kuten mahdolliset sopimusmuutokset.

Käsittely Talousjohtaja Esa Lindell esitteli asiaa.

Päätös
Kunnanhallitus päätti yksimielisesti päätösehdotuksen mukaisesti.

Selostus Taustaa 

 Kirkkonummen kunta on hankkinut taloushallinnon järjestelmän palveluineen toimittamisen ja ylläpitopalvelut Numera Palvelut Oy:ltä (ent. Sarastia Oy) sidosyksikköhankintana 2012 alkaen, aiemmin nimeltään Kuntien Taitoa Oy ja sittemmin Sarastia Oy.

 Numera Palvelut Oy:n yhtiökokous hyväksyi 30.6.2025 yhtiön kunta- asiakkaiden talous-, palkka- ja ohjelmistopalveluliiketoiminnan myymisen Administer Oyj:lle . Myytyä liiketoimintaa on tarkoitus jatkaa perustettavassa yhtiössä, jonka nimi on Sarastia Oy. Kilpailu- ja kuluttajavirasto on antanut hyväksyntänsä liiketoimintakaupalle 15.12.2025. Kaupan täytäntöönpanon ja liiketoimintasiirron on arvioitu tapahtuvan keväällä 2026.

 Yhtiöiden välisen liiketoimintakaupan johdosta Numera Palvelut Oy:n  sidosyksikköasema suhteessa Kirkkonummen kuntaan päättyy. Näin ollen kunnan tulee jatkossa kilpailuttaa taloushallinnon järjestelmäpalvelunsa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) mukaisesti.

 Ottaen huomioon kunnan lakisääteisen velvollisuuden kunnan kirjanpidosta ja kyseisen järjestelmäpalvelun laajuus sekä kriittisyys  kunnalle, kunnan tulee varmistaa häiriötön ja katkeamaton kirjanpidon, reskontran ja talousraportoinnin hoitaminen myös liiketoimintakaupan tapahtuessa. Kunta on aloittanut palvelun sisällön määrittelemiseen tähtäävät selvitykset ja kilpailutusta edeltävinä toimenpiteinä. Laajamittaisen taloushallinnon järjestämistavan selvittäminen edelleen palveluna tai omana työnä, kokonaisuuden kilpailutus tai mahdolliset rekrytoinnit, neuvottelut ja käyttöönotto edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa ja teknistä siirtymävaihetta. Järjestelmän kilpailuttaminen ja käyttöönotto on ollut mahdotonta toteuttaa ennen Numera Palvelut Oy:n sidosyksikköaseman päättymistä.

  Hankintamenettely

 Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n 2  momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan,  jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

 Saman lain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi  tehdä suorahankinnan myös, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa  hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä  aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.

 Liiketoimintakaupassa on hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton syy. Sidosyksikkösuhteen päättyminen ei ole ollut Kirkkonummen kunnan vaikutusmahdollisuuksien rajoissa.

 Kunnalla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia kirjanpidostaan ja osto- ja myyntilaskujen käsittelystä oikea-aikaisesti ja virheettömästi. Edellä mainittujen keskeytyminen tai viivästyminen aiheuttaisi hyvin merkittävän oikeudellisen, taloudellisen ja toiminnallisen riskin sekä merkittävän haitan muun muassa raportointiin valtiolle. Järjestelmä sisältää myös kriittistä infrastruktuuria, joka on keskeistä kunnan toiminnan jatkuvuudelle.

 Huomioiden eri hankintamenettelyiden vähimmäismääräajat sekä laajan  järjestelmähankinnan eri vaiheet valmistelusta sopimukseen sekä  järjestelmän käyttöönottoon, projektin toteuttaminen edellyttää  käytännössä noin kahden vuoden kokonaisaikaa. Tämän vuoksi nyt kyseessä olevan hankinnan tekeminen siirtymävaiheen osalta on toiminnan jatkamisen kannalta välttämätöntä. Sopimuksen voimassaolo rajataan enintään siihen, kun korvaavan järjestelmän hankinta on lainvoimainen, järjestelmä käyttöönotettu ja palvelu vakautettu. Tämän johdosta liiketoimintakaupan yhteydessä siirtyvän sopimuksen irtisanomisaikaa lyhennetään kunnan osalta.

 Käytännössä vain liiketoiminnan jatkaja voi ylläpitää palvelua ja toteuttaa lakisääteisiä päivityksiä ja vastata järjestelmän toimivuudesta sekä näin turvata taloushallinnon toimivuuden. Palvelun haltuunotto kolmannen tahon toimesta ei ole teknisesti tai sopimusoikeudellisesti mahdollista. Näin ollen tässä siirtymävaiheessa ei ole olemassa muita järkeviä vaihtoehtoja eikä kilpailun puute johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

 Aiemmin selostusosassa kuvatuin perusteluin hankinta on välttämätöntä tehdä suorahankintana liiketoimintakauppaan liittyvältä perustettavalta osakeyhtiöltä, Sarastia Oy:ltä, kunnes kilpailutuksella valittu toimittaja on valittu ja järjestelmä on toimintavalmis käyttöönotettavaksi.

 Sopimus

 Käytännössä siirtyvän sopimuksen nykyiset ehdot jäävät voimaan.

 Hankinnan arvo

 Hankinnan ennakoitu arvo on enintään 900 000 € (alv 0 %).

 Kirkkonummen kunta ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

 Toimivalta

 Kirkkonummen kunnan hallintosääntö (voimaan tulo 16.6.2025) 96 §: Toimielin päättää toimialueellaan hankinnasta, jonka ennakoitu arvo ylittää 500 000 euroa.