Toimitilapalvelujen lautakunta
Pöytäkirja 16.01.2025/Pykälä 5

Toimitilapalvelujen lautakunta 16.01.2025 § 5  

975/10.03.02.04/2024 

Valmistelija hallintopäällikkö Kia Forsell

 etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi, puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Kuntakehitysjohtaja Kauppinen Anna-Kaisa

 Toimitilapalvelujen lautakunta päättää pysyttää ja pitää voimassa rakennuttajapäällikön viranhaltijapäätökset 11.12.2024 § 5 ja 18.12.2024 § 6

Käsittely Varapuheenjohtaja Jani ekman esitti seuraavan palautusesityksen:

Esitän, että lautakunta päättää palauttaa asian valmisteluun seuraavin perustein:

 Kyseessä on merkittävä muutos kiinteistön toiminnallisuuteen, jonka toteuttaminen olisi ollut kaikista kustannustehokkainta ja teknisesti yksinkertaisinta jo rakennusvaiheessa. Nykyisessä tilanteessa muutoksen toteuttaminen saattaa aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia ja teknisiä haasteita, joiden arviointia ei ole riittävästi esitetty.

 Pyydän, että valmistelussa tuodaan lautakunnan tietoon seuraavat seikat:

 1. Tarkennettu tarve ja perustelut: Yksityiskohtainen kuvaus tarpeesta, joka tähän muutokseen liittyy, sekä perustelut sille, miksi muutos on nyt ajankohtainen.

 2. Arvio eri toteutusvaihtoehdoista: Eri vaihtoehdot tarpeen täyttämiseksi, mukaan lukien niiden hyödyt ja haitat sekä riskit.

 3. Karkea kustannusarvio: Jokaisen vaihtoehdon alustavat kustannukset, mukaan lukien mahdolliset lisäkulut, joita muutoksen jälkikäteen toteuttaminen voi aiheuttaa.

 4. Riskianalyysi: Mahdolliset riskit, jotka liittyvät muutoksen toteuttamiseen tässä vaiheessa, kuten tekniset ongelmat, aikatauluhaasteet tai vaikutukset kiinteistön muihin toimintoihin.

 5. Hyötyjen ja haittojen vertailu: Kattava arvio eri vaihtoehtojen tuomista konkreettisista hyödyistä ja mahdollisista haittavaikutuksista.

 Tämän perusteella lautakunnalle voidaan esittää kokonaisvaltainen ja perusteltu näkemys siitä, kuinka tarpeeseen on tarkoituksenmukaista vastata. Tavoitteena on varmistaa, että päätöksenteko pohjautuu realistisiin arvioihin kustannuksista, riskeistä ja toteutettavuudesta, sekä että mahdollinen ratkaisu palvelee pitkän aikavälin tavoitteita.

 Lautakunta päättää palauttaa asian valmisteluun siten, että lautakunnalle tuodaan edellä mainitut tiedot eri vaihtoehdoista, tarpeen toteuttamisen arvioinnista sekä niihin liittyvistä kustannuksista ja riskeistä.

Puheenjohtaja totesi, että palautusesitystä ei kannatettu, joten se raukesi kannattamattomana.

 

Päätös Toimitilapalvelujen lautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Selostus Toimitilapalvelujen lautakunta on 25.1.2023 § 9 päättänyt otto-oikeudesta ja otto-oikeuden käyttämisestä. Otto-oikeudella tarkoitetaan ylemmän viranomaisen mahdollisuutta ottaa omasta aloitteestaan alemman viranomaisen päättämä asia ratkaistavakseen. Kuntalain 92 §:n mukaan lautakunta tai sen puheenjohtaja voivat ottaa lautakunnan käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty asianomaisen lautakunnan alaisen viranomaisen toimivaltaan.

Lautakunta päätti mm. todeta, että ilmoitus otto-oikeuden käyttämisestä tehdään sähköisesti toimielimen puheenjohtajalle ja esittelijälle viimeistään oikaisuvaatimusajan sisällä.

 Toimitilapalvelujen lautakunnan puheenjohtaja on lautakunnan jäsenen pyynnöstä ilmoittanut 18.12.2024 käyttävänsä otto-oikeuttaan toimitilapalvelujen rakennuttajapäällikön viranhaltijapäätökseen 11.12.2024 § 5 ” Kirkkonummen pääkirjasto Fyyrin ilmanvaihdon viilennyksen sähkösuunnittelu”. Lisäksi puheenjohtaja on 20.12.2024 lautakunnan jäsenen pyynnöstä ilmoittanut käyttävänsä otto-oikeutta rakennuttajapäällikön viranhaltijapäätökseen 18.12.2024 § 6 ”Kirkkonummen pääkirjasto Fyyrin ilmanvaihdon viilennyksen sähkösuunnittelu”.

 Otto-oikeuden käyttäminen merkitsee sitä, että viranhaltijan käsittelemä asia siirtyy kokonaan lautakunnan käsiteltäväksi. Lautakunnalla on asiaa käsitellessään sama toimivalta kuin viranhaltijalla on ollut. Lautakunta on velvollinen tekemään asiassa päätöksen. Käsiteltäväksi otetussa asiassa voidaan 1) tehdä uusi päätös, 2) aiemmin tehty päätös voidaan pysyttää, kumota tai muuttaa taikka 3) asia voidaan palauttaa päätöksen tehneen viranomaisen käsiteltäväksi.

Pääkirjasto Fyyrin peruskorjaus ja laajennushankeen yhteydessä ilmanvaihtojärjestelmän tuloilman viilennys on karsittu pois kustannussyistä. Kesäaikana ilmenneet lämpötilaolosuhteet ovat kuitenkin osoittautuneet ongelmallisiksi.

 Koska täysimittaisen ilmanvaihdon viilennyksen toteuttaminen on kohteessa teknis-taloudellisesti erittäin haastavaa, haluaa kunnan toimitilapalvelujen yksikkö selvittää ns. ”kevytviilennyksen” toteutusmahdollisuuksia. Tässä ratkaisussa tuloilman lämpötilaa lasketaan ainoastaan sen verran, että kondensoitumisriskiä ei synny ja samalla automaatio säädetään kyseistä ratkaisua varten niin, että riskitilanteita ei pääse syntymään. 

 Suunnitelmakokonaisuus käsittää sähkösuunnitelmat sekä LVI-, automaatio ja rakennesuunnitelmista. Lisäksi laaditaan rakennefysikaaliset tarkastelut, joilla arvioidaan muutostyöhön liittyvät kondensoitumis- ja muut riskit.  Tarvittaessa konsultoidaan erillistä arkkitehtisuunnittelijaa. Kun suunnitelmat ja riskitarkastelut ovat valmiit, niiden toteutuskelpoisuutta ja kannattavuutta tarkastellaan erikseen ja asia tuodaan lautakunnan käsiteltäväksi ennen jatkotoimenpiteitä.

 LVI-, automaatio- ja rakennesuunnitelmista lähetettiin tarjouspyyntö niille puitesopimuskumppaneille, joita pidettiin potentiaalisina tarjoajina hankinnan ominaispiirteet huomioiden. Näitä puitesopimuskumppaneita olivat Ramboll Finland Oy ja FCG Finnish Consulting Group Oy.

Hankintaan asetettiin myös kelpoisuusehtoja, jotka koskivat mm. suunnittelijoiden pätevyyttä. Kumpikin tarjouspyynnön saaneista vastasi tarjouspyyntöön määräaikaan mennessä kelpoisuusedot täyttävällä tarjouksella.

 Sähkösuunnittelusta lähetettiin tarjouspyyntö Insinööritoimisto Techniplan Oy:lle, joka on ennalta perehtynyt kohteen järjestelmiin ja kyseisen viilennysratkaisun toteutusmahdollisuuteen. Myös tähän hankintaan asetettiin kelpoisuusehtoja.  Insinööritoimisto Techniplan Oy vastasi määräaikaan mennessä kelpoisuusehdot täyttävällä tarjouksella.

Päätöshistoria