Kunnanhallitus
Pöytäkirja 24.06.2024/Pykälä 230

Kunnanhallitus 24.06.2024 § 230  

514/07.03.00/2024 

Valmistelija tietohallintojohtaja Lea Blomberg ja hallintojohtaja Jaana Suihkonen,

 etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi, puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Kunnanjohtaja Sailas Virpi

 Kunnanhallitus päättää

1
että Kirkkonummen kunta hankkii konesalipalvelut sidosyksikköhankinta-na Kuntien Tiera Oy:ltä

2
hyväksyä liitteenä olevat Kuntien Tiera Oy:n sopimukset.

3
oikeuttaa tietohallintojohtajan ja hallintojohtajan tekemään ja neuvotte-lemaan tarvittavat vähäiset muutokset Kuntien Tiera Oy:n sopimuksiin.

Käsittely Hallintojohtaja Jaana Suihkonen esitteli asiaa kokouksessa.

Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti ehdotuksen mukaisesti.

Selostus

Asian taustat

Kirkkonummen kunnan tietohallinto ylläpitää tällä hetkellä palvelinpalveluitaan kunnan omassa konesalissa ja ylläpidettävien palvelimien määrä on noin 50. Suurin osa palvelinlaitteista on elinkaarensa päässä tai lähestymässä sitä. Lisäksi nykyinen konesali ei täytä VAHTI3-luokituksen vaatimuksia palvelinsalille.

Syksyllä 2023 Kirkkonummen kunnan yhteisten palveluiden tietohallinnossa selvitettiin eri vaihtoehtoja järjestää ja tuottaa konesalipalvelut jatkossa, sillä uuden konesali-infrastruktuurin hankkiminen edellyttäisi merkittäviä investointeja. Sen lisäksi konesalipalveluiden tuottaminen omana toimintana edellyttäisi henkilöstöresurssien lisäämistä ja/tai nykyisen resurssin uudelleen kohdentamista.

Vertailussa olivat mukana kunnan omat laiteinvestoinnit henkilöstöresursseineen ja palvelininfrastruktuurin hankkiminen kapasiteettipalveluna ulkopuoliselta toimittajalta. Vertailua varten alustavat tarjoukset pyydettiin yksityiseltä toimijalta sekä kunnan sidosyksikkö Kuntien Tiera Oy:ltä. Hinnan lisäksi vertailussa arvioitiin mm. palvelun toimintavarmuutta.

Selvityksen johtopäätöksenä aloitettiin sopimusneuvottelut Kuntien Tiera Oy:n kanssa, sillä sen kapasiteettipalvelut osoittautuivat vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi vaihtoehdoksi.

Kuntien Tiera Oy:n sidosyksikköasema

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Kuntien Tiera Oy on hankintalainsäädännössä tarkoitettu hankintayksiköiden omistama osakeyhtiö, joka tuottaa ICT-asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita sekä kehittää ja järjestää strategia- ja toimintalähtöisistä tarpeista johdettuja muita ICT-palveluita. Yhtiö toimii hankintalainsäädännön tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Koska Kirkkonummen kunta on osaomistaja Kuntien Tiera Oy.ssä, yhtiö on näin ollen kunnan sidosyksikkö.

Pääministeri Orpon hallitusohjelmassa on useita kirjauksia sidosyksiköiden käytön sääntelyn muutoksesta. Hallitusohjelmassa esitetyt kirjaukset tarkoittaisivat toteutuessaan merkittäviä muutoksia kuntakonsernien omistusrakenteisiin ja palveluiden järjestämisen mekanismeihin. Muutokset eivät kuitenkaan etene ennen kuin lainsäädännöstä vastuussa oleva työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) on arvioinut sääntelymuutoksen vaikutukset ja arvioinut hallitusohjelmassa tunnistettujen keinojen toimivuuden.

TEM on pyytänyt Kilpailu- ja kuluttajavirastoa (KKV) selvittämään sidosyksiköiden käyttöä Suomessa. KKV:n selvitystyön ensimmäisessä vaiheessa syksyllä 2023 tarkasteltiin erityisesti sidosyksiköiden määrää Suomessa, niiden käyttöä, niihin liittyviä omistussuhteita ja yksiköiden toimintaa toimialakohtaisesti. Toisessa vaiheessa tarkastelun kohteena on hallitusohjelmakirjausten vaikutuksia, erityisesti, mitä vaikutusta sillä olisi, että vähimmäisomistusosuutta rajoitettaisiin 10 %:iin. Tämä selvityksen on arvioitu valmistuvankesäksi 2024.

Lisäksi Markkinaoikeus on KKV:n esityksestä ratkaissut 15.3.2024 asian MAO 154/2024, joka koski hyvinvointialueen sidosyksikköostoa Sarastia Oy:ltä. Markkinaoikeus katsoi, että Sarastia ei ollut hyvinvointialueen sidosyksikkö puuttuvan määräysvallan vuoksi. Ratkaisun myötä sidosyksiköiden omistajien on tarpeen analysoida oma todellinen määräysvaltansa sidosyksiköiksi katsomissaan yhtiöissä.

Kirkkonummen kunta tiedostaa sidosyksikköasemaa koskevat selvitykset ja ratkaisut sekä mahdollisesti tulossa olevat muutokset. Kunta on arvioinut hankinnan kohteena olevan konesalipalveluita koskevan kokonaisuuden toteuttamisen vaihtoehtoisia tapoja niin loppuvuodesta 2023 kuin MAO:n maaliskuisen ratkaisun jälkeen. Nykytilanteessa kunta toteaa, että konesalipalveluiden hankinta Kuntien Tiera Oy:ltä sidosyksikköhankinta on edelleen tarkoituksenmukaisin tapa tuottaa palvelut lähivuosina.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on kunnan konesali-infrastruktuurin hankinta palveluna. Ne sisältyvät Tieran ulkoistupalveluita koskevaan kokonaisuuteen ja kunta solmii Kuntien Tiera Oy:n kanssa puitesopimuksen. Sen lisäksi kunta tekee erillisen palvelusopimuksen hankinnan kohteena olevasta palvelusta sekä projektisopimuksen palvelun käyttöönotosta.

Sopimusneuvottelut Kuntien Tiera Oy:n kanssa aloitettiin helmikuussa 2024 ja kunta on saanut 13.3.2024 päivätyn tarjouksen, jonka mukaan kunnan on tarkoituksenmukaista hankkia seuraavanlainen konesalia koskeva palvelukokonaisuus:

1) Palvelinten siirtoprojekti Tieran konesalipalveluihin ja konesalipalveluiden käyttöönotto

2) Tieran hallinta- ja valvontapalveluiden käyttöönotto palvelimille

3) 24/7 hallinta- ja valvontapalvelu kriittisille palvelimille

4) Varmistuspalvelut Tieran konesaleissa oleville palvelimille.
 
Konsolidointi- ja transitioprojektin hinta määräytyy toteutuneen työmäärän mukaisesti. Kunnan tämänhetkisellä palvelu- ja palvelinkapasiteettitarpeella projektin kustannus on arviolta yhteensä 32 000 € (ALV 0%).  

Kapasiteetti – ja käyttöpalveluiden laskutus tapahtuu kuukausittain käytön mukaan, mikä tarkoittaa, että kunnalla on mahdollisuus skaalata kapasiteetin määrää ylös- tai alaspäin. Kunnan tietohallinnossa on arvioitu, että kuukausikustannus on noin 6 300 euroa eli vuodessa 75 600 euroa (ALV 0%).

Hankinnan ennakoitu arvo koko sopimuskaudelle (3+2 vuotta) mukaan lukien käyttöönottoprojekti on 410 000 euroa (ALV 0%).

Puitesopimus on määräaikainen ja voimassa viisi (5) vuotta siten, että se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, mikäli osapuoli ei ilmoita haluavansa päättää sitä. Palvelusopimus on kolmevuotinen (3) ja sen jälkeen sitä voidaan jatkaa kahdella (2) optiovuodella kuitenkin niin, että se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, mikäli osapuoli ei ilmoita haluavansa päättää sitä. Projektisopimuksen oletettu kesto on 4 kk. Sopimukset astuvat voimaan 1.8.2024, kun molemmat osapuolet ovat ne allekirjoittaneet.  

Perustelut konesalin ulkoistamiselle Kuntien Tiera Oy:lle

Konesalipalveluiden ostaminen palveluna vähentää kunnan riskiä oman konesalin tietoturvariskien ja investointien realisoitumista sekä kunnan oman tietotekniikkahenkilöstön ajan vapautumista muihin kunnan ICT-tehtäviin ja tulevaisuuden tarpeiden kehittämiseen. Yleisenä trendinä on myös viime aikoina ollut, että kunnat ovat luopuneet omista fyysisistä konesaleistaan ja hankkineet konesali-infrastruktuurin enenevässä määrin palveluna.

Tieran kapasiteettipalveluiden suurimpina etuina ovat parempi kyberturvan taso, pienemmät riskit laajoille palvelukatkoksille sekä se, että investointeja ei tarvita omaan konesali-infrastruktuuriin, jonka tarve pilvipalveluiden myötä on oletettavasti vähenemässä jatkossakin. Tieran ratkaisu myös skaalautuu kunnan tarpeen mukaisesti ja laskutus tapahtuu kuukausittain toteutuneen kapasiteettitarpeen mukaisesti.  

Kapasiteettipalveluiden myötä kunnan IT-palveluiden toimintavarmuus paranee merkittävästi, kun palvelimet on kahdennettu kahteen fyysisesti erilliseen konesaliin ja palvelimet sijaitsevat moderneissa, valvotuissa ja turvallisissa tiloissa. Tieran konesalit täyttävät VAHTI3-luokituksen mukaiset tietoturvallisuusvaatimukset. Lisäksi kriittisimmät palvelimet ovat ympärivuorokautisessa valvonnassa ja ylläpidossa koska kunta ei pysty nykyisellä henkilökunnalla järjestämään ympärivuorokautista valvontaa. Kunnan palveluiden nojautuessa jatkuvasti enemmän tietojärjestelmien käyttöön, kapasiteettipalveluiden myötä myös koko kunnan palvelutuotannon toimintavarmuus paranee. Muutoksen kustannusvaikutus on suhteellisen pieni ja pitkällä aikavälillä tarkastellen kapasiteettipalvelut ovat todennäköisesti kokonaiskustannuksiltaan edullisempi vaihtoehto omaan konesaliin verrattuna, koska kapasiteettipalvelut skaalautuvat huomattavasti joustavammin muuttuviin tarpeisiin.  

Konesalipalveluiden siirtoon Kuntien Tiera Oy:lle ei sisälly henkilösiirtoja.