Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 18.05.2022/Pykälä 32

Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta 18.05.2022 § 32  

902/00.01.02/2021  

Valmistelija Hallintopäällikkö Tiina Koivisto, etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi

Kirkkonummen kunnan hallintosäännön (31.8.2021) 151 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 152 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään ennen kokousta toimielimen päättämänä ajankohtana sähköisesti. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokousasiakirjat ovat luettavissa sähköisessä kokousjärjestelmässä. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Esityslista (sähköisessä kokousjärjestelmässä), joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, linkki sähköiseen kokousjärjestelmään), jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu ja esityslista laaditaan toimielimen käsittelykielellä.

Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Sähköinen kokous voidaan pitää siten, että kaikki osallistuvat kokoukseen sähköisen yhteyden avulla tai siten, että vai osa läsnäolijoista osallistuu kokoukseen sähköisen yhteyden avulla. Käytettävän tietojärjestelmän tai videoneuvotteluyhteyden tulee mahdollistaa kuntalain edellyttämä läsnä olevaksi todettujen yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys. Vaatimuksen täyttää se, että nimenhuudon aikana ja puheenvuoroa käytettäessä puhuja näkyy muille osallistujille videoyhteydellä.

Hallintosäännön 156 §:n mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.

Pöytäkirja lähetetään sähköisesti kokouksessa valituille pöytäkirjantarkastajille sekä puheenjohtajalle heti kokousta seuraavana päivänä tarkastukseen.

Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat pöytäkirjan viimeistään seuraavana päivänä pöytäkirjan saatuaan. Jos hyväksymisviestiä ei tule sihteerille em. ajankohtaan mennessä, pöytäkirja katsotaan hyväksytyksi. Pöytäkirja julkaistaan kokouksen jälkeisenä maanantaina.

Esittelijä Sivistysjohtaja Ikonen Eeva-Kaisa

Päätösehdotus Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päättää

1
kokoontua kokoushuoneessa Ervast/Kirkkonummi sali klo 17.00, ellei ajasta ja paikasta toisin erikseen sovita, seuraavasti
- keskiviikko 5.10.2022
- keskiviikko 9.11.2022
- keskiviikko14.12.2022
- torstai 2.2.2023
- torstai 9.3.2023
- keskiviikko 10.5.2023
- keskiviikko 14.6.2023

2
että, esityslista on pääsääntöisesti nähtävillä sähköisesti jäsenille kokousta edeltävänä torstaina sähköisessä kokousjärjestelmässä, johon varsinaiset jäsenet sekä varajäsenet ovat saaneet omat tunnukset. Kokouskutsu lähetetään tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, lähetetään kunnan antaman viralliseen sähköpostiosoitteeseen.

3
todeta, että mikäli lautakunnan varsinainen jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, on hänen itsensä ilmoitettava asiasta henkilökohtaiselle varajäsenelleen sekä lautakunnan sihteerille.

4
että, pöytäkirjantarkastajat tarkastavat pöytäkirjan viimeistään kaksi päivää kokouksen jälkeen ja pöytäkirja julkaistaan kokousta seuraavana maanantaina               

Päätös Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi Valmistelijat, kokouskalenteri, kielenkääntäjät