Rakennus- ja ympäristölautakunta
Pöytäkirja 23.05.2023/Pykälä 84

Rakennus- ja ympäristölautakunta 23.05.2023 § 84  

429/00.01.03/2023 

Valmistelija Johtava rakennustarkastaja Daniel Grönroos

 etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi, puh. 09 29671 (vaihde)

Päätösehdotus Johtava rakennustarkastaja Grönroos Daniel

 Rakennus- ja ympäristölautakunta keskustelee asiakaskyselyn erilaisista toteuttamisvaihtoehdoista ja tämän jälkeen palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Seuraavaan kokoukseen tuodaan päätösesitys lautakunnan evästyksien pohjalta.

Käsittely Keskustelun perusteella puheenjohtaja esitti lautakunnan evästykseksi seuraavaa:

"Lautakunta evästää, että jatkovalmistelu tehdään vaihtoehdon 1 pohjalta, siten että Lupapisteeseen tulee jatkuva yksinkertainen kysely, johon on helppo vastata. Kyselyssä tulee olla vähintään arvosana valtuuston talousarviopäätöksen mukaisesti. Lisäksi lautakunta evästää, että rakennusvalvonta tekee yhteistyötä esimerkiksi sopivan oppilaitoksen kanssa kyselyn kehittämisessä edelleen tarkoituksenmukaisemmaksi tai vaihtoehtoisesti yksittäisen laajemman kyselyn toteuttamiseksi tulevaisuudessa."             

Evästys hyväksyttiin yksimielisesti. 

Päätös Rakennus- ja ympäristolautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti palauttaa asian valmisteluun. Lisäksi lautakunta päätti evästää seuraavasti: Jatkovalmistelu tehdään vaihtoehdon 1 pohjalta, siten että Lupapisteeseen tulee jatkuva yksinkertainen kysely, johon on helppo vastata. Kyselyssä tulee olla vähintään palvelun arvosana valtuuston talousarviopäätöksen mukaisesti. Lisäksi lautakunta evästää, että rakennusvalvonta tekee yhteistyötä esimerkiksi sopivan oppilaitoksen kanssa kyselyn kehittämisessä edelleen tarkoituksenmukaisemmaksi tai vaihtoehtoisesti yksittäisen laajemman kyselyn toteuttamiseksi tulevaisuudessa.

Selostus Yleistä:

 Rakennusvalvonnan asiakaspalvelua on viime vuosien aikana pyritty kehittämään paljonkin. Vasteaikoja on ryhdytty systemaattisemmin seuraamaan ja on havaittu, että neuvontapyyntöjen vasteajat sekä lupien käsittelyajat ovat lyhentyneet. Tämäkin lienee ensisijaisen tärkeää asiakaspalvelun ja -tyytyväisyyden kannalta.

 Asioimista helpottavia digitaalisia palveluja on myös edistetty ja suuri osa palvelusta tapahtuu nykyään Lupapiste-palvelun kautta. Lisäksi viime vuosina on otettu käyttöön sähköinen arkisto ja aineiston luovutuspalvelut (Lupapiste kauppa) sekä sähköinen julkipanolista ja sähköinen kuuleminen. Näillä pyritään osaltaan parantamaan palvelua sekä helpottamaan ja nopeuttamaan asiointia. Tavoitettavuuden lisäämiseksi myös henkilökunnan puhelinaikoja on laajennettu.

 Talousarvion ja kunnan strategian tavoitteet:

 Kunnanvaltuuston hyväksymässä talousarviossa vuodelle 2023 on kolme sitovaa toiminallista tavoitteita koskien rakennusvalvonnan toimintaa. Kaikki kolme tavoitetta sijoittuvat strategiseen painopisteeseen "- Investoimme tulevaisuuteen: Kaavoitus ja luvitus toimivat ketterästi ja jouhevasti." Kaksi tavoitteista on ollut samankaltaisia aiemmissa talousarvioissa, mutta kolmantena ja uutena tavoitteena on rakennusvalvonnalle annettu tehtäväksi toteuttaa asiakastyytyväisyyskysely. Tavoitteeksi on kirjattu, että rakennusvalvonnan asiakastyytyväisyyttä pyritään parantamaan ja että asiakastyytyväisyyskyselyn vastausten keskiarvo on vähintään 8. Olettamuksena on, että asteikko on 4-10, vaikkei sitä ole kirjattu erikseen.

 Myös toiminnan painopisteiden alueet ovat samassa suhteessa muuttuneet kahdesta kolmeen. Uutena toiminnallisena tavoitteena kunnanvaltuuston hyväksymässä talousarviossa on kirjattu "Yritystoiminnan luvat käsitellään nopeutetulla aikataululla".

 Käyttösuunnitelman lautakuntakäsittelyn yhteydessä esitettiin toivomus, että kyselyn toteuttamistapa ja kysymykset käydään ennakkoon läpi lautakunnan toimesta ennen sen julkaisua. Lisäksi puheenvuoroissa toivottiin, että yritykset otetaan erityisesti huomioon kysymyksien asettelussa sekä suuntauksena.

 Aiemmin laaditut asiakaskyselyt:

 Kuntabarometri -kyselyssä on myös rakennusvalvonnan asiakaspalvelutyökaluja mittaavia kysymyksiä, johon on saatu laajemmalti vastauksia. Yleisesti tyytyväisimpiä asiakkaita ovat nopeasti luvan saaneet sekä useamman kerran asioineet tahot.

 Rakennusvalvonnan aiempi asiakastyytyväisyyskysely tehtiin talvella 2019-2020 netigate- verkkotyökalulla. Kyselyä ei lähetetty erikseen suoraan varsinaiselle kohderyhmälle eli rakennusluvan hakijoille ja suunnittelijalle/työnjohtajille, vaan kysely julkaistiin netissä tietyksi ajaksi ja oli avoin kaikille. Kyselyyn vastasi 36 henkilöä, joista 21 vastasi kaikkiin kohtiin. Kuvaavaa oli, että kyselyyn vastanneista vain yksi oli ammattilainen ja lisäksi nimettömiä tunnepurkauksia tuli useampia. Alhaisesta vastausmäärästä johtuen tuloksia ei ole julkaistu eikä käsitelty laajemmin, vaan ainoastaan toimitettu lautakunnalle tiedoksi 25.2.2020.

 Uuden kyselyn teettäminen:

 Aikataulullisesti rakennusvalvonnan asiakastyytyväisyyskysely on tarkoitus toteuttaa syksyllä. Kysymykset ja kyselyn toteuttaminen suunnitellaan jo keväällä.

 Vaihtoehto 1:

 Kysely laaditaan esimerkiksi Microsoft Forms- työkalulla omana työnä. Kysely lähetettäisiin Lupapisteen kautta automaattisesti kun lupa on joko myönnetty tai loppukatselmus on suoritettu hyväksytysti. Kysymyksien määrä pyritään pitämään maltillisena, jolloin vastaamiseen kuluva aika olisi mahdollisimman lyhyt. Pyrkimys on, että saataisiin riittävän moni vastamaan kyselyyn, jotta tulokset kuvaisivat laajemman asiakasryhmän yhteistä näkemystä.

 Vaihtoehto 2:

 Konsulttitoimisto FCG konsultointi Oy on kehittänyt vuonna 2021 omalla konseptillaan laajan asiakastyytyväisyyskyselyn rakennusvalvontoihin. Kysely on toteutettu äskettäin esimerkiksi Lappeenrannan kaupungissa, jossa saatiin noin 100 vastausta. Kyselyn teettäminen konsulttitoimeksiantona kustantaa noin 5000€ riippuen työn sisällöstä. Työläin osuus on asiakkaiden yhteistietojen kartoittaminen sekä se, että kiireiset suunnittelijat ja yrittäjät löytävät aikaa kyselyyn vastaamiseen.

Päätöshistoria